Archivage : présentation
L'on a trop souvent tendance à oublier cette évidence : chacun de nous produit, dans le cadre de son activité administrative, des archives.
En effet, selon l’article L 211-1 du code du patrimoine, « les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».
Ainsi, leur support peut être varié : au support traditionnel qu'est le papier se substitue en effet de plus en plus le support électronique, sans oublier les photographies, les microfilms ou les enregistrements sonores et audiovisuels.
Les documents que nous produisons sont des documents d'archives au moment même de leur production et pas seulement en "bout de chaîne", lorsque nous n'en avons plus d'utilité immédiate. Cela signifie qu'un traitement spécifique devra leur être appliqué tout au long de leur cycle de vie afin que les archives puissent pleinement et efficacement remplir leur triple rôle :
- d'outil de bonne gestion pour l'administration,
- de preuve pour les administrés, afin de leur permettre de pouvoir justifier de leurs droits,
- et enfin de documentation historique pour la recherche d'aujourd'hui et de demain.
Les archives publiques produites par les services de l’État, les collectivités locales, les établissements et entreprises publics ainsi que les organismes de droit privé chargés d’une mission de service public sont soumises au contrôle scientifique et technique de l'administration des archives, représentée dans chaque département par le directeur des Archives départementales.
Pour cela, les différentes dimensions et les procédures se rattachant à la gestion des archives sont présentées dans les pages qui suivent afin de faciliter un archivage efficace.