Le rôle de chacun
Afin d’assurer un archivage de qualité et la mise en place de bonnes pratiques de gestion des archives, une coopération active est nécessaire entre les services producteurs, les référents archives et les Archives départementales.
Les responsabilités des services producteurs :
- Assurer la bonne tenue et la complétude des dossiers et ne procéder à aucune élimination sans le visa du Directeur des Archives départementales.
- Réaliser régulièrement le préarchivage (ainsi que le conditionnement en boîtes d’archives) des documents dans un local dédié.
- S’appuyer sur les tableaux de gestion élaborés en collaboration avec les Archives départementales afin de rédiger, puis de faire valider, les visas d’élimination et bordereaux de versement à adresser aux Archives départementales
Les missions des référents archives :
Dans le cadre de la mise en œuvre de bonnes pratiques de gestion des archives, il appartient à chaque service de désigner un référent archives dont les missions, en étroite collaboration avec les Archives départementales, seront les suivantes :
- Mettre en œuvre des procédures d’archivage et mettre à jour le tableau de gestion des archives.
- Organiser les versements et les éliminations de documents.
- Gérer les locaux de préarchivage (en contrôlant l'accès et la sécurité).
Attention : le référent archives n’archive pas en lieu et place de ses collègues !
Les engagements des Archives départementales :
- Aider et assister les services dans la gestion et l’archivage de leurs documents en réalisant les tableaux de gestion des archives et en les formant à ces pratiques.
- Contrôler et valider les bordereaux de versement et d’élimination réalisés par les services.
- Assurer la communication et la bonne conservation des documents versés.