Récolement des archives
Suite aux élections municipales
Les archives communales et intercommunales, comme toutes les archives publiques, sont imprescriptibles (code du patrimoine, art. L. 212-1) et demeurent la propriété inaliénable de la commune ou de l’E.P.C.I. (code du patrimoine, art. L. 212-6 et L. 212-6-1). Elles sont placées sous la responsabilité civile et pénale du maire ou du président de l’E.P.C.I. Par conséquent, l’un et l’autre auront à répondre pénalement pour tout détournement ou destruction intempestive d’archives (code pénal, art. 322-2 et 432-16).
A chaque renouvellement de municipalité, le maire (ou le président de l’E.P.C.I.) entrant, qu’il soit réélu ou non, est tenu de procéder au récolement de l’ensemble des documents confiés à sa responsabilité (arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales, art. 4).
Le récolement est un recensement des archives présentes en mairie (ou dans l’E.P.C.I.). Il se compose de deux documents :
- le procès-verbal de récolement qui transfère la responsabilité des archives de l’élu sortant à l’élu entrant,
- l’état des archives : il s’agit là de constituer un état détaillé de l’ensemble des archives conservées dans les bureaux et dans les locaux d’archivage.
Dans le cadre des élections municipales de 2020, il vous est demandé de récoler en priorité et de manière précise les principales collections, soit les registres de délibérations, les registres d’arrêtés, les registres paroissiaux (avant 1793) et d’état civil (depuis 1793), les tables décennales, les cadastres napoléonien et rénové. Si vous le souhaitez, vous pouvez également constituer un état sommaire de tous les autres dossiers. Pour cela, vous pouvez télécharger et utiliser les modèles d'état détaillé des principales collections et d'état sommaire de l’ensemble des dossiers mis à votre disposition sur cette page.
Le procès-verbal de récolement et l’état des archives doivent être réalisés en trois exemplaires :
- un pour le maire (ou président) sortant,
- un pour les archives de la commune,
- un pour les Archives départementales.
Suite à la prise de fonction de l’archiviste ou au déménagement des archives
Le récolement des archives est également nécessaire suite à la prise de fonction d’un archiviste dans une collectivité territoriale (code du patrimoine, art. R 212-55) ou à un déménagement des archives. Réalisé dans l’année qui suit la prise de fonction ou le déménagement, le récolement se compose ici de cinq parties (cf. Note de transmission AD/DEP 1772 du 1er septembre 1997 : Instruction pour le récolement des services d'archives des collectivités territoriales) :
1- un historique du service,
2- une description des locaux d’archivage,
3- une note sur les mesures de sécurité et de conservation préventive,
4- une note de synthèse sur la description des fonds,
5- une description des fonds dans l’ordre topographique.
Le procès-verbal de récolement devra être signé par le maire (ou le président de l’E.PC.I.), un exemplaire sera transmis au directeur des Archives départementales du Var.